Gestão de Projetos de Marketing: O que é e como mensurar os resultados?

Você já deve ter ouvido falar sobre gestão de projetos e o quanto ela é importante para evitar gargalos na sua operação. Nas agências de marketing ela se torna indispensável já que rolam diversos projetos simultâneos que necessitam de ações para controlá-los.  

Neste artigo, separamos algumas informações que podem te ajudar a entender melhor como que funciona a gestão de projetos e quais indicadores usar para controlar e mensurar os seus resultados.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos serve para gerenciar todos os aspectos importantes para o desenvolvimento de uma proposta, desde o time até as tarefas e ferramentas necessárias, aumentando a organização e a otimização do tempo.

De maneira geral, todo projeto passa por cinco fases no seu ciclo de vida:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Encerramento.

Conhecendo um pouco mais sobre as fases essenciais da gestão de projetos:

• Iniciação: fase de alinhamento das expectativas das partes interessadas. Deve-se informar a estimativa dos custos, os recursos necessários, as limitações e o cronograma para a realização do projeto.

• Planejamento: fase da definição minuciosa dos objetivos, da criação do escopo e das definições das ações para a conclusão do projeto.

• Execução: fase responsável por colocar em prática todo o trabalho definido no planejamento. Inclui também coordenar os recursos, otimizar o tempo e engajar as partes interessadas. Podemos citar como tarefas desta fase a atualização dos cronogramas, atribuições de funções e desenvolvimento do time.

• Monitoramento e controle: fase essencial para acompanhar e analisar se tudo está andando conforme o planejado. São analisadas as variações e as aprovações de mudanças do projeto. Podemos citar como tarefas desta fase a análise de performance, gerenciamento de recursos, controle de custos e reuniões de verificação e alinhamento.

• Fechamento: fase de conclusão do projeto. Tem como objetivo entregar cada fase ao cliente e assegurar que todas as expectativas foram atendidas.  

Cada fase tem sua importância e realizar uma gestão eficiente torna o seu negócio muito mais ágil, dinâmico e pronto para entregar mais valor aos seus clientes.

Quais os principais benefícios da gestão de projetos?

Aplicando corretamente as fases da gestão de projetos, podemos citar alguns benefícios:

• Maior controle de processos;
• Redução dos riscos;
• Maior engajamento do time;
• Agilidade na tomada de decisão;
• Maior satisfação dos clientes;
• Monitoramento da lucratividade.

Quanto mais um projeto demora, mais ele gasta e menor é a sua lucratividade, por isso separamos alguns indicadores de desempenho para aplicar em seus projetos e mensurar os seus resultados.

Leia também: Gestão de tempo: Como alcançar a eficiência nos processos?

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Quais indicadores devo analisar?

É muito importante ter os indicadores corretos e estratégicos para acompanhar e analisar os resultados e saber o momento certo de agir e buscar melhores efeitos.

Podemos analisar os seguintes indicadores na gestão de projetos:

• Valor agregado: corresponde a taxa de entrega realizada até o momento. Quanto maior o VA, mais próximo da finalização do projeto.

VA = (tarefas concluídas / total a ser realizado) x 100%

• Taxa de entrega em relação ao prazo: métrica para analisar se o projeto está se desenvolvendo dentro ou fora do ritmo esperado.

Taxa de entrega = valor agregado entregue / previsão de entrega

Valores acima de 1 indicam adiantamento do projeto, já aqueles abaixo de 1 indicam que há atrasos.

• Taxa de retrabalho: situação indesejada para a gestão de projetos,pois, indica que houve um erro ou algo incompleto que teve que ser refeito.

Retrabalho = (número de tarefas repetidas / total de tarefas executadas) x 100%

O ideal é chegar a 0. Quanto mais alto tiver, maior é a necessidade para melhorar o desempenho.

• Produtividade: métrica para controlar o tempo de entrega entre as etapas, garantindo que o trabalho esteja alinhado com o escopo.

Produtividade = tarefas / horas

• Net Promoter Score (NPS): serve para medir a satisfação dos clientes, internos ou externos.

NPS = % promotores – % detratores

Quanto maior a NPS, maior é a satisfação e melhores são os resultados.

• Retorno sobre investimento (ROI): são os lucros em relação ao que foi investido para executar o projeto.

ROI = [(ganhos – gastos) / gastos] x 100%

Se o valor for maior que 0, significa que o projeto rendeu lucro para a agência. Se o valor for negativo, o projeto causou prejuízos e seus ganhos não cobriram as despesas.

Agora que você já sabe o que é, e quais métricas analisar, que tal colocar em prática as informações deste artigo para ter uma gestão de projetos de sucesso?